Внедрение любой автоматизированной информационной системы на предприятии - задача достаточно затратная: с одной стороны, потребуются немалые вложения в проект, причем не только не этапе внедрения системы, но и промышленной эксплуатации. С другой, - в процессе внедрения workflow-системы производится документирование и реинжиниринг документно-ориентированных процессов: процедуры обработки документации значительно меняются, и возможно, что персонал не будет готов сразу принять новую методологию работы и перейти к эксплуатации с информационной системы, отказавшись от работы по-старинке. Это может привести к временному снижению эффективности автоматизируемых процедур, однако затем ситуация достаточно быстро выправится. Третьим (обычно самым серьезным) экономическим фактором является тот факт, что экономический эффект от внедрения информационной системы заметен далеко не сразу.

Тем не менее, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) экономически связано со значительным сокращением затрат.

Снижаются следующие виды расходов компании:

) расходы на физическое хранение оригиналов и копий документов: после ввода образа документа в СЭД / Workflow любой уполномоченный работник имеет возможность ознакомиться с документом на экране монитора. Таким образом, появляется возможность хранить не только копии, но и оригиналы документов: не являющуюся важной документацию можно просто переводить в цифровой вид;

) значительно снижаются затраты на копирование. Копирование документов для внутреннего использования может быть полностью исключено: для внутренних нужд исполнители-пользователи имеют возможность пользоваться функционалом workflow-системы, тогда как для внешних потребностей копирование осуществляется путем вывода хранимого в информационной системе образа на печать. Очевидно, что потребность в копировальных аппаратах, их обслуживании и расходных ресурсах сможет быть не только заметно снижена, но и исключена вовсе;

) снижение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров и копировальной техники. Очевидно, что смещение акцента на безбумажную работу с документами значительно уменьшает потребность в из распечатке. К примеру, при процедуре веерного (параллельного) согласования документа, проводимой в бумажном виде, сам документ и сопроводительную записку к нему необходимо размножить в стольких экземплярах, сколько согласующих должностных лиц участвуют в процедуре. Чем больше структурных подразделений в компании, через которые пролегают документопотоки процедуры согласования, тем значительнее будет снижение затрат на бумагу и расходные материалы;

) снижение затрат на доставку документации внутри предприятия. Многие процедуры документооборота требуют перемещения документов из одного подразделения в другое. Внедряемая workflow-система не только снижает время, затрачиваемое на такую доставку, но и высвобождает человеческие ресурсы, занятые перемещением документации. В некоторых случаях затраты на перемещение документации могут составлять 12-15% рабочего времени персонала. И это время тратится на непрофильный производственный процесс. Простейшим решением в такой ситуации является создание собственной курьерско-почтовой службы внутри организации с передачей ей всего комплекса задач доставки документации - кольцевой и курьерской почты. Однако такой подход заметно замедляет доставку документации, так как производится вне зависимости от фактических потребностей структурных подразделений, а в соответствии с утверждаемым графиком работы службы. Система электронного документооборота, примененная для решения комплекса задач доставки документации, способна и сократить время доставки, и высвободить человеческий ресурс, занятый в ней, освобождая время для более эффективного рабочего процесса. Кроме того, сокращение времени доставки приведет к общему сокращению сроков прохождения документов, что однозначно является признаком совершенствования системы управления в целом;

) снижение затрат на поиск документов, а также исключение потерь документации. Поиск документов является одной из самых ресурсоемких задач, отбирая до четверти рабочего времени сотрудников. В этой ситуации перевод документов в электронный вид даст возможность исключить утрату документации вообще: электронный образ документа возможно копировать в необходимом количестве для внешнего использования (для внутреннего использования, как было рассмотрено ранее, копирование документации можно исключить вовсе). Поиск документов в современной workflow-системе, индексирующей саму текстовую составляющую документации, также не составляет труда, более того, современные системы позволяют производить поиск по значительно большему количеству параметров, включая полнотекстовый поиск. Такой подход значительно снизит затраты на поиск любой документации в случае, если она уже введена в информационную систему. В ОАО «Ростелеком» в Волховском районе работает 70 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 15000 руб.