Структура и штаты кадровой службы государственного учреждения формируются дифференцированно, исходя из целей и задач, стоящих перед ним, его структурных и технологических особенностей, объема полномочий, численности персонала, сложности и объема выполняемых работ.

Элементами структуры кадровой службы являются отдельные должности, подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизонтальным связям. Правильным считается подход, при котором структуры кадровых служб формируются на основе общих принципов построения и проектирования организаций (смотреть приложение 1). Важнейшие из них - принципы: научности, иерархичности, специализации, простоты, прогрессивности, автономности и многоаспектности.

Формирование кадрового резерва - неотъемлемая часть механизма реализации кадровой политики и одна из важных кадровых технологий управления персоналом. Наличие подготовленного кадрового резерва непременным условием рационального использования кадрового потенциала и стабильного и профессионального функционирования государственной и муниципальной службы.

Кадровый резерв - это специально сформированная на основе установленных критериев группа перспективных служащих, обладающих необходимыми для выдвижения профессиональными, деловыми и морально-психологическими качествами, положительно проявивших себя на занимаемых должностях, прошедших необходимую подготовку и предназначенных для замещения очередных должностей.

Работа с кадровым резервом, как и другие технологии деятельности, является комплексной и базируется на основе:

расчета потребности в персонале;

анализа кадрового потенциала;

анализа кадровой ситуации в регионе;

плана по пересмотру организационной структуры (организационное проектирование);

оценки кандидатов при приеме на работу, диагностики персонала;

аттестации и оценки труда.

Основной целью формирования кадрового резерва является создание подготовленного к управлению в новых условиях состава государственных и муниципальных служащих, обеспечение непрерывности и преемственности государственного управления, его совершенствование на основе отбора, подготовки и выдвижения кадров, способных профессионально и эффективно реализовать задачи и функции соответствующего органа государственной власти.

Формирование кадрового резерва осуществляется на основе следующих принципов:

актуальности резерва - потребность в замещении должностей должна быть реальной;

соответствия кандидата характеру должности и типу резерва - требования к квалификации кандидата при работе в определенной должности;

перспективности кандидата - ориентация на профессиональный рост, требования к образованию, возрастной ценз, стаж работы в должности и динамичность карьеры в целом, состояние здоровья.

Также необходимо учитывать лояльность персонала. Формирование лояльного персонала - одно из важнейших направлений деятельности кадрового менеджмента. Лояльность, как правило, рассматривается как желательный сопутствующий эффект при проведении прочих кадровых мероприятий.

Формированием и использованием кадрового резерва должны заниматься руководители и кадровые службы органов государственной власти на основе годовых и 3 - 5 летних перспективных планов работы.

Основными этапами формирования кадрового резерва государственной службы являются отбор кандидатов в состав резерва, их изучение согласование, состава с руководителями, определение сроков, форм и методов его подготовки. Он должен формироваться:

из числа перспективных государственных и муниципальных служащих;

из числа наиболее подготовленных в профессиональном отношении выпускников.

Несмотря на различные источники формирования и использования кадрового резерва, требования к его подбору должны быть едины:

высокий уровень профессионализма;

прогрессивные взгляды и личностные характеристики (положительная мотивация на реализацию социально-экономической политики государства, активная установка на добросовестное и творческое выполнение должностных обязанностей, ответственность, самоконтроль и организованность, готовность к сотрудничеству и совместной работе, высокий уровень интеллекта, способность принимать решения в сложных ситуациях, эмоциональная зрелость);