Попытки исследователей в сфере научной организации труда описать сущность и содержание деятельности руководителя посредством простого перечисления его функций не увенчались успехом. Дело в том, что в реальной деятельности руководителя любого уровня, чем бы конкретно он не был занят, все операции и функции руководства присутствуют одновременно. Например, если он в данный момент планирует коллективную работу, то в его деятельности одномоментно присутствуют коммуникативные функции: он принимает решения, кому что поручить, анализирует обстановку, прогнозирует последствия принимаемых решений, мотивирует и даже воспитывает подчиненных всем образом своих действий. При этом руководитель, конечно, несет ответственность за результаты своих решений и их отдаленные последствия.

Суть организации труда руководителя помогут понять фотографии из выдержавшей множество изданий книги Я.Перельмана «Занимательная физика», на которых муравьи тащат кусочек сыра в муравейник. Оказывается, эти «разумные» насекомые в своем коллективном труде действуют крайне неразумно: два муравья тащат сыр направо, три - налево, два вообще упираются и норовят толкать сыр назад, но большинство муравьев, повинуясь инстинкту, преодолевают сопротивление товарищей и действуют в направлении муравейника, а пока товарищи работают, два муравья забрались на кусочек сыра и на ходу закусывают.

На наш взгляд, это великолепная модель коллективной деятельности. Хотя на вопрос, где место руководителя, так и напрашивается ответ - на куске сыра, но в идеале руководитель должен отойти в сторонку, забраться на возвышение, указать прямое направление на муравейник, согнать тунеядцев, перевоспитать, научить неумелых, а когда сыр доставят к муравейнику - каждому по количеству и качеству работы раздать по кусочку. Собственно говоря, здесь описаны все функции управления совместной деятельностью, относящиеся к управлению по целям.

Многие руководители слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

1) правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

2) решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

) сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

) выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

) уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

К числу же основных организационно-структурных проблем управления временем руководителей относятся:

1. Недостатки планирования рабочего времени, как на внешнем, так и на внутреннем уровне.

2. Информационные проблемы (недостаток, плохое качество или несвоевременность информации; перегруженность коммуникационных сетей и др.)

. Нечеткость, противоречивость указаний.

. Проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный и др.)

. Недостаток полномочий.

. Недостаток профессионального опыта, квалификации.

. Дублирующие инстанции.

. Отсутствие дисциплины.

. Аритмия производства.

. Недостаток технического обеспечения.

. Эргономика рабочего места, офиса.

Безусловно, все проблемы управления временем требуют различных ресурсов и способностей для их разрешения. Они также оказывают различное по силе деструктивное влияние на организационную и управленческую деятельность. Одни проблемы руководитель может решить самостоятельно, другие - только проводя организационные изменения.

Необходимо отметить, что в настоящее время 40 - 60% рабочего времени руководителей затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Также довольно много времени обычно теряется на поиск необходимой информации, данных и документов.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз: