Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):

1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;

) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;

) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;

) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;

) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;

) наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.

Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.

Информационная модель подразделения характеризует его внутреннюю структуру, особенности деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.