· необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

· при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

· надо использовать презентационную графику.

Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

· возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

· создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;

· возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

· возможность привлечения опытных специалистов;

· возможность управления большими и сложными проектами;

· хорошие возможности для объединения и стандартизации;

· сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

· информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

· информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;

· возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

· ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

· возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

· существует необходимость сильного контроля;

· ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

· различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

· организация мала;

· централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. Достоинства такой методологии:

· данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;

· уменьшаются телекоммуникационные затраты;

· системы информационного обеспечения меньше и проще, поэтому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

· в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

· информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

· увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

· сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продуктов;

· неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности и т.д.