Копия приказа о формировании резерва кадров направляется в месячный срок после его подписания в вышестоящий кадровый орган МЧС России.

На сотрудников, зачисленных в резерв кадров, кадровым органом оформляется справка-объективка, а также представление и план индивидуальной подготовки. Данные материалы, а также копии приказа о прохождении стажировки и исполнении обязанностей по предполагаемой к замещению должности, документов о повышении квалификации в период нахождения в резерве кадров, протокола о заслушивании сотрудника о результатах выполнения плана индивидуальной подготовки, результаты психологического тестирования, ежегодный письменный отчет сотрудника, состоящего в резерве кадров, о выполнении им плана индивидуальной подготовки приобщаются к личному делу сотрудника.

Состав резерва кадров в конце каждого года пересматривается и пополняется в процессе ежегодного анализа расстановки руководящих кадров и специалистов, а также оценки их деятельности.

Решение об исключении принимает руководитель органа МЧС России, утвердивший список резерва кадров. Исключение сотрудников из состава резерва кадров осуществляется по представлению кадрового органа с указанием его причин и оформляется приказом.

Причиной исключения, о которой сотруднику, исключенному из резерва кадров, сообщает непосредственный начальник, может стать следующее: возраст, состояние здоровья, неудовлетворительные показатели профессиональной деятельности и невыполнение плана индивидуальной подготовки, слабая работа по повышению квалификации, недисциплинированность и др.

Изменение состава резерва кадров осуществляется с соблюдением установленных процедур его оформления.

Недостаточно лишь сформировать резерв кадров, отобрав в него наиболее перспективных кандидатов на руководящие должности. Необходима планомерная и кропотливая работа с лицами, которые состоят в резерве, направленная на обеспечение качественной и интенсивной подготовки каждого сотрудника к самостоятельной деятельности на новом, более высоком уровне.

Различия структуры и состава резерва кадров, а также исходной подготовленности сотрудников обусловливают принцип индивидуального подхода при выборе форм и методов работы, определении их очередности и продолжительности.

Сочетание опыта, способностей и желания самого сотрудника, включенного в состав резерва кадров, с возможностями, которые ему предоставляет система управления, позволяет достичь значительных результатов. Если, конечно, удается правильно поставить цель, сформировать и осуществить сбалансированную программу развития.

Работа с сотрудниками, состоящими в резерве кадров, проводится по плану индивидуальной подготовки, который должен иметь каждый из них. Разрабатывается такой план на календарный год руководителем того подразделения, куда планируется их перемещение, совместно с кадровым органом, психологической службой и сотрудником, включенным в резерв кадров. В индивидуальном плане обычно указываются сроки исполнения, формы контроля, отметка об исполнении.

Непосредственные руководители сотрудников, состоящих в резерве кадров, а также кадровые органы обеспечивают им необходимые условия для успешной реализации индивидуального плана.

План подготавливается в трех экземплярах не позднее чем через месяц после включения сотрудника в резерв кадров и утверждается руководителем органа управления, в номенклатуре которого имеется государственная должность, куда в резерв лицо зачисляется. Первый экземпляр плана находится в личном деле, второй - у руководителя подразделения, в которое планируется перемещение сотрудника, третий - у самого сотрудника.

Исключительно значимым, самостоятельным направлением работы с резервом кадров следует считать дополнительное обучение лиц, включенных в резерв кадров. Обычно у состоящих в резерве сотрудников имеются основательные, но часто узкоспециальные знания. При этом претендент на любую руководящую должность должен иметь общие познания в области государственного и муниципального управления, пожарной безопасности и безопасности при чрезвычайных ситуациях. Решению данной проблемы должно способствовать дополнительное обучение, в идеале осуществляемое в образовательных учреждениях, например, на базе факультета подготовки руководящих кадров и высших академических курсов Академии ГПС МЧС России. В реальности работа с резервом кадров в основном ведется в рамках самостоятельного обучения по месту службы; в ней также участвуют подведомственные органам МЧС России учебные центры.

В плане индивидуальной подготовки предусматриваются конкретные мероприятия по приобретению необходимых теоретических, экономических, психологических, педагогических и управленческих знаний, по выработке у сотрудника умения и навыков руководства на уровне современных требований.